Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії
1. Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.
2. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене.
3. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз\’єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом відповідної посадової особи та печаткою юридичної особи, яка видала документ.
4. Нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подається для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів згідно з Порядком ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 04.11.2009 № 2053/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 09.11.2009 за № 1043/17059.
5. Інформаційна довідка про перевірку спеціального бланка нотаріального документа долучається до примірника нотаріального документа (договору, довіреності, свідоцтва тощо), який зберігається у справах нотаріуса.
6. Бланки, відомості про витрачання яких були внесені до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів безпосередньо перед вчиненням нотаріальних дій з використанням документів, викладених на цих бланках, вважаються перевіреними для вчинення наступних (за реєстровими номерами) нотаріальних дій.
{Пункт 6 глави 8 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
7. У разі якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз\’єднання без порушення їх цілісності, із зазначенням кількості прошитих (прошнурованих), пронумерованих і скріплених аркушів, з проставлянням підпису та печатки нотаріуса.
{Пункт 7 глави 8 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
Глава 9. Порядок викладення текстів та підписання посвідчуваних правочинів, заяв та інших документів
1. Тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком заяв у електронній формі заяв та примірників документів, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів з лицьового та зворотного боку цих бланків.
{Абзац перший пункту 1 глави 9 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
{Абзац другий пункту 1 глави 9 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
2. У разі якщо документ викладено на спеціальному бланку нотаріальних документів, на примірнику документа, що залишається у справах нотаріуса, нотаріус після посвідчувального напису у правому нижньому куті аркуша зазначає серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків нотаріальних документів.
{Пункт 2 глави 9 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
3. Перед підписанням документа нотаріус зобов’язаний забезпечити ознайомлення зі змістом документа сторін (учасників).
4. При вчиненні нотаріальних дій, що потребують прикладення власноручного підпису осіб, нотаріус перевіряє справжність підпису цих осіб шляхом здійснення ними підпису у його присутності. Встановлення їх особи здійснюється за документами, визначеними Законом України \”Про нотаріат\”.
{Пункт 4 глави 9 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
5. Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади, хвороби або іншої причини (наприклад, неписьменна) не може власноручно підписати документ, то за її дорученням у її присутності та в присутності нотаріуса цей документ може підписати інша особа, яка визначається зазначеною фізичною особою. Про причини, з яких фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не мала змоги підписати документ, зазначається у тексті документа та в посвідчувальному написі. Правочин за особу, яка не може підписати його, не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.
6. Якщо фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, має вади зору або з інших причин не має змоги самостійно прочитати документ, нотаріус уголос прочитує їй текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка.
{Пункт 6 глави 9 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
7. Якщо глуха, німа або глухоніма фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, письменна, вона має прочитати документ і підписати його. Якщо така особа у зв\’язку з хворобою або фізичною вадою не може підписати документ, то при вчиненні нотаріальної дії обов\’язково повинна бути присутня особа (сурдоперекладач), яка володіє технікою спілкування з глухою, німою або глухонімою особою і може підтвердити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волевиявленню та дійсним намірам учасника нотаріальної дії. Підпис особи (сурдоперекладача) проставляється після тексту документа.
{Пункт 7 глави 9 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
8. Підпис особи або її представника у разі необхідності свідка(ів) або перекладача на нотаріальному документі виконується власноручно.
{Пункт 8 глави 9 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
9. Використання факсимільного підпису не допускається.
10. Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться нотаріальне діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі. Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, якою вона володіє.