Функціонування Системи
1. Надання та позбавлення права доступу відповідальних осіб до Системи здійснюється Держархбудінспекцією.
2. Відповідальні особи здійснюють реєстрацію, опрацювання та розгляд електронних повідомлень та електронних декларацій з фіксацією етапів у Системі відповідно до вимог цього Порядку.
3. Електронне повідомлення або електронна декларація можуть мати такі статуси у Системі залежно від етапу їх розгляду:
«Нові» – електронне повідомлення або електронна декларація, яке (яка) надійшло(а) від суб’єкта звернення через Систему;
«Прийняті» – електронне повідомлення або електронна декларація, яке (яка) прийнято(а) до роботи відповідальною особою шляхом перевірки справжності ЕЦП та присвоєння вхідного номера;
«Не прийняті» – електронне повідомлення або електронна декларація, яке (яка) не прийнято(а) до роботи відповідальною особою у зв’язку з не підтвердженням справжності ЕЦП;
«Зареєстровані» – електронне повідомлення або електронна декларація, яке (яка) зареєстровано(а) в єдиному реєстрі;
«Повернуті» – електронна декларація, яку повернуто на доопрацювання.
4. Електронні повідомлення та електронні декларації, що надійшли через Систему, відображаються у розділі «Нові» електронного кабінету Системи.
5. На кожне електронне повідомлення або електронну декларацію створюється реєстраційна картка, яка містить:
електронне повідомлення або електронну декларацію, яка підписана ЕЦП суб’єкта звернення;
інформацію про документ (дата надходження, унікальний порядковий номер документа у Системі, статус документа, вхідний номер);
інформацію про суб’єкта звернення (прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи, найменування юридичної особи, адреса електронної пошти, номер телефону);
інформацію про ЕЦП суб’єкта звернення;
назву адміністративної послуги;
спосіб отримання результату надання адміністративної послуги;
термін надання адміністративної послуги.
6. Прийняття відповідальною особою електронних повідомлень та електронних декларацій до роботи у Системі здійснюється у день їх надходження у такому порядку:
1) відповідальна особа здійснює перегляд реєстраційної картки нового електронного повідомлення або електронної декларації в електронному кабінеті Системи та проводить перевірку справжності ЕЦП суб’єкта звернення за допомогою надійних засобів Системи;
2) у разі підтвердження справжності ЕЦП відповідальна особа:
друкує електронне повідомлення або електронну декларацію;
забезпечує присвоєння вхідного номера електронному повідомленню або електронній декларації та вказує його у реєстраційній картці цього документа;
змінює статус документа на «Прийнятий».
Після зміни статусу документа на «Прийнятий» Система автоматично формує та відправляє інформацію стосовно надходження та реєстрації документа на електронну пошту суб’єкта звернення та відповідного Центру надання адміністративних послуг;
3) у разі не підтвердження справжності ЕЦП відповідальна особа переводить документ у статус «Не прийнятий».
Після зміни статусу документа на «Не прийнятий» Система автоматично формує та відправляє інформацію стосовно відмови у прийнятті документа через не підтвердження справжності ЕЦП на електронну пошту суб’єкта звернення.
7. Опрацювання та реєстрація електронних повідомлень та електронних декларацій здійснюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 13 квітня 2011 року № 466 «Деякі питання виконання підготовчих і будівельних робіт».
8. Реєстрація результату розгляду електронних повідомлень та електронних декларацій у Системі здійснюється у такому порядку:
1) у день реєстрації електронного повідомлення або електронної декларації у єдиному реєстрі відповідальна особа:
зазначає в реєстраційній картці електронного повідомлення або електронної декларації номер документа з єдиного реєстру;
змінює статус документа у Системі на «Зареєстрований».
Після зміни статусу документа на «Зареєстрований» Система автоматично формує та відправляє інформацію стосовно результату надання адміністративної послуги на електронну пошту суб’єкта звернення та відповідного Центру надання адміністративних послуг;
2) у день внесення даних до єдиного реєстру щодо повернутої декларації відповідальна особа:
зазначає в реєстраційній картці електронної декларації номер документа з єдиного реєстру;
змінює статус документа у Системі на «Повернутий»;
зазначає причину повернення декларації на доопрацювання.
Після зміни статусу документа на «Повернутий» Система автоматично формує та відправляє інформацію стосовно результату надання адміністративної послуги на електронну пошту суб’єкта звернення та відповідного Центру надання адміністративних послуг.
9. Використання ЕЦП відповідальними особами здійснюється відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».
10. Забезпечення захисту інформації у Системі, у тому числі персональних даних суб’єктів звернення, здійснюється із застосуванням комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю, яка складається з сукупності організаційних та інженерно-технічних заходів, спрямованих на унеможливлення витоку, перехоплення, втрати, знищення, модифікації та блокування інформації.