Комментарии к пунктам стандарта

КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА
К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии.
Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный документ).
Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием.
К пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе «Примечание» (форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа.
К пункту 2.2. К другим документам относится «Ведомость спецификаций» в соответствии с ГОСТ 2.102, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.
Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в целом комплектность документов проверяют по «Ведомости электронных документов».
К пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.
На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.
К пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.
Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.
К приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов».

Без категорії

admin

Architect PhD Kyiv in Ukraine

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

AlphaOmega Captcha Classica  –  Enter Security Code